Descubra o que é o ciclo PDCA e como ele funciona

Atualmente o sucesso das organizações está diretamente ligado a capacidade de superar as dificuldades e de se adaptar as rápidas mudanças impostas pela era da informação. Uma das formas de se atingir esta resiliência é a utilização do ciclo PDCA.

Este ciclo é um método gerencial que se fundamenta nos conceitos da Teoria da Administração Científica de Taylor, que privilegiava a melhor execução das tarefas para alcançar a redução de custos e o aumento da lucratividade.

Foi desenvolvido por Walter A. Shewhart, inicialmente denominado método das melhorias e, na década de 1950, o método foi popularizado por W. Edward Deming com a sua utilização de forma sistemática dentro da qualidade total.

O que é o ciclo PDCA?

A sigla PDCA é formada pelas iniciais das palavras da língua inglesa: Plan (Planejamento), Do (fazer), Check (Verificar) e Act (Atuar), sendo que cada uma delas simboliza uma das etapas do ciclo. As etapas são realizadas sequencialmente e quando se finaliza a quarta etapa retorna-se para primeira novamente, reiniciando o trabalho.

O ciclo PDCA é uma ferramenta de gerenciamento que visa melhorar e controlar processos ou sistemas envolvidos na execução da gestão de forma contínua, melhorando sua clareza e tornando-os mais ágeis. Isto é possível por meio da identificação de problemas e suas respectivas causas, além de definir ações para solucioná-los.

Por que o PDCA é conhecido como um ciclo?

Para entender a lógica de utilização do PDCA, a primeira coisa de deve-se entender é o conceito de ciclo.

Ciclo é uma sequência de eventos periódicos e recorrentes. Logo quer dizer que o ciclo PDCA é um conjunto de etapas, que se reinicia após sua finalização.

O conceito de ciclo é de extrema importância para entendermos a melhoria contínua utilizada no contexto organizacional e o ciclo PDCA é sua principal ferramenta.

Qual seu objetivo?

O objetivo do ciclo PDCA é promover o controle das atividades realizadas dentro das organizações, além de permitir a identificação de falhas no ciclo produtivo, prover proposta de soluções e criar uma cultura voltada para a melhoria contínua.

Quais são suas etapas?

O PDCA é composto por 04 etapas as quais serão apresentadas especificamente.

A primeira etapa é o planejamento (PLAN) e tem como objetivo definir o que deve ser realizado para aperfeiçoar um processo específico ou resolver um problema identificado. Esta decisão sempre estará alinhada com as diretrizes ou políticas estratégicas.

Esta etapa é formada por 05 tarefas:

1. Identificação do problema: é realizada todas as vezes que a empresa se deparar com um resultado (efeito) indesejado em um processo;
2. Análise do fenômeno: análise detalhada do problema detectado, identificando suas características, por meio de fatos e dados coletados;
3. Análise do Processo: buscar as causas que provocam o problema, através da análise das características identificadas;
4. Definição de Metas: Toda meta deverá sempre ser constituída de três partes: objetivo gerencial, prazo e valor. A meta definida é vinculada ao problema que será corrigido; e
5. Elaboração de plano de ação: é o produto da etapa de planejamento. Nele estão contidas todas as ações que deverão ser tomadas para se atingir a meta proposta.

A segunda etapa do PDCA é a execução (DO) como seu próprio nome diz, é hora de colocar em prática o plano de ação e coletar dados para futuras análises. Para isso temos 03 tarefas a serem realizadas:

1. Treinamento: Para que as ações previstas sejam executadas conforme o planejado, as equipes de trabalho devem ser orientadas antes do início das ações;
2. Execução das Ações: Este é o momento em que o plano de ação é colocado em prática. Todas as ações previstas devem ser efetivadas e monitoradas, com o objetivo de identificar e sanar possíveis dúvidas ao longo do trabalho; e
3. Acompanhamento do Plano de Ação: Deve ser utilizado método de controle para garantir que os prazos do plano de ação estão sendo cumpridos, garantindo que a meta será alcançada dentro do tempo estipulado.

Após a execução do plano de ação, vem a etapa verificação (CHECK). Neste momento serão analisados os resultados alcançados com as medidas implantadas e os dados registrados, sendo realizadas 02 tarefas:

1. Verificação dos resultados: este é o momento que se analisa os registros das atividades executadas, verificando se as metas foram atingidas ou se houveram desvios;
2. Análise dos desvios: No caso da identificação de desvios, eles devem ser analisados e identificadas as correções necessárias para o próximo ciclo.

A importância da fase de verificação é a detecção de erros e falhas que podem ter impedido o alcance da meta ou que possam ser corrigidos e tragam maiores ganhos ao processo.

A última etapa do ciclo é atuar (ACT) que é caracterizada pela realização das adequações necessárias para a melhoria do processo, podendo se realizar 03 tarefas específicas:

1. Padronização dos procedimentos: Após a análise dos dados coletados, é possível se identificar as possibilidades de melhorias, ou correções, nos procedimentos executados, os quais deverão ser atualizados para incorporar as mudanças;
2. Manter os resultados: No caso das metas definidas no planejamento terem sido alcançadas, deve se definir a forma de se manter nível alcançado, ou a necessidade de se definir novas metas;
3. Efetuar correções: Este é o momento para corrigir os desvios identificados e analisados na etapa de verificação.

Como o Ciclo PDCA funciona?

Sabendo como é composta cada etapa do PDCA, fica mais fácil de entender como essa ferramenta funciona.

O ciclo inicia com o planejamento. Nesta etapa o foco é levantar informações, analisá-las e construir o plano de ação. Tudo isso deve ser feito observando a estratégia da empresa, pois é imprescindível que o planejamento se mantenha alinhado com suas diretrizes.

Com o planejamento pronto se inicia a etapa de execução, que engloba a aplicação de cada ação planejada na prática. Este também será o momento de reunir informações e registros para as etapas seguintes. É fundamental que a empresa disponha de formas de mensurar o que está sendo realizado, pois somente assim é possível saber o quanto do seu objetivo foi alcançado. Se não é possível medir, não é possível fazer gestão.

Após a execução será verificado o que foi feito, anotando-se as ações que deram o resultado esperado e quais necessitam de ajustes.

Por último o gestor aplica as correções necessárias e o processo se reinicia. A repetição do ciclo PDCA de forma constante cria a possibilidade de melhoria contínua[link], pois sempre que um problema é identificado e resolvido a empresa passará par um patamar superior de qualidade.

07 vantagens do Ciclo PDCA

O ciclo PDCA possui diversas vantagens que devem ser observadas pelos gestores para sua implantação nas empresas, entre elas destaca-se:

1. Facilidade de utilização: Suasetapas são autoexplicativas e a ferramenta pode ser utilizada em qualquer processo que necessite ser avaliado e melhorado. O ciclo PDCA permite que sejam tomados os melhores caminhos, independente do problema;
2. Adaptável a diversos contextos: Permite a análise de processos em qualquer cenário, podendo avaliar a gestão corporativa ou setores específicos. Ainda pode ser utilizada em projetos com o foco direcionado a uma determinada situação;
3. Aumento a eficiência dos processos: Permite que a equipe foque o desenvolvimento de melhorias de forma contínua, identificando falhas e oportunidades de aprimoramento e ainda contribui para que todos os envolvidos visualizem as mudanças realizadas;
4. Melhoria do fluxo de trabalho: Permite que a empresa permaneça atualizada e aprimore seus processos buscando a eficiência e a eficácia;
5. Aumento da produtividade: A evolução dos processos administrativos impulsionada pela utilização do ciclo PDCA permite que os processos sejam realizados com maior agilidade e, consequentemente, aumentando a produtividade das equipes;
6. Redução de custos: A redução de falhas no processo produtivo e a identificação de possibilidades de melhoria promovem a redução de custos da empresa. Consequentemente, também é identificado o aumento da qualidade dos produtos e da satisfação dos clientes; e
7. Controle dos processos: O ciclo PDCA é uma excelente para efetuar o controle dos processos e obter melhorias, garantindo um diagnóstico apurado sobre os processos, tratar das falhas e propor soluções que devem ser aplicadas durante o andamento do projeto.

Texto escrito por: Emmanuel Gomes da Silva.

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Referências

CAMPOS, Vicente Falconi. TQC: Controle da qualidade total (no estilo japonês). 9ª ed. – Nova Lima: Editora Falconi, 2014.

CARVALHO, Marly Monteiro de; PALADINI, Edson Pacheco (Coordenadores). Gestão da qualidade: teoria e casos. 2ª ed. – Rio de janeiro: Elsevier: ABEPRO,2012.

FONSECA, Luciana; RIBEIRO, Rita; REIS, Rosa; MESQUITA, Kelly. A ferramenta kaizen nas organizações. Congresso Nacional de Excelência em Gestão, 2016. <Disponível em: https://www.inovarse.org/sites/default/files/T16_339.pdf>.

PALADINI, Edson Pacheco. Gestão da Qualidade: teoria e prática. 3ª ed. – São Paulo: Atlas, 2012.

SILVA, Cleiton Oliveira; AGOSTINHO, Ícaro Romolo Sousa; SOUSA, Saymon Ricardo de Oliveira; COUTO Frota, Pedro; DAHER Oliveira, Ricardo. A utilização do método PDCA para melhoria dos processos: um estudo de caso no carregamento de navios. Revista Espacios – Vol.38 (nº 27), 2017.

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