Dentro da gestão da qualidade existem várias metodologias, técnicas e ferramentas para efetivar um sistema de gestão da qualidade. Dentre elas podemos destacar a metodologia 5S por sua fácil implantação.
Por muitas pessoas a metodologia 5S é tratado mais como uma filosofia do que apenas uma metodologia. Isso se justificada porque o objetivo principal do 5S é promover a disciplina nos processos e esse senso de disciplina fica enraizado nas pessoas que o leva para sua vida cotidiana.
O 5S está embasado em cinco princípios japoneses, são eles: Seiri (ou senso de utilização); Seiton (ou senso de organização); Seiso (ou senso de limpeza); Seiketsu (ou senso de normalização) e Shitsuke (ou senso de disciplina).
1. O que significa cada S na metodologia 5S?
Apesar da tradução dos termos japoneses para o português já permitir uma compreensão inicial sobre como funciona o 5S, é importante abordarmos cada um com mais detalha para entender seus benefícios para sistema organizacional.
Seiri (Senso de Utilização)
O primeiro S é o Seiri. A ideia é analisar todo o ambiente de trabalho e deixar apenas o que utilizamos para a execução das tarefas do dia a dia.
Nesta avaliação definiremos o que é necessário e sua frequência de uso, assim pode-se definir os melhores locais para serem guardados de tal forma que facilitem a execução do trabalho.
Os itens que forem considerados desnecessários devem ser descartados, assim teremos mais espaço para a execução dos nossos processos.
A implantação do seiri traz uma série de benefícios, são eles:
- Facilita a promoção de ordem no ambiente de trabalho;
- Redução do desperdício de ferramentas/materiais; e
- Aumento do espaço físico disponível.
Seiton (Senso de Organização)
O segundo S é de Seiton. Aqui a ideia é organizar tudo que definimos como necessário para o nosso trabalho quando aplicamos o seiri.
Para que a organização seja efetiva, precisamos avaliar a frequência de uso de cada item que usamos no dia de trabalho. Aqueles que tem o uso frequente, deverão estar em um local de fácil acesso. Aqueles que são utilizados raramente deverão ser guardados de forma adequada, mas em locais próximos, sem ocuparem o local dos itens de uso frequente.
A implantação do seiton traz uma série de benefícios, são eles:
- Facilitar o acesso aos instrumentos de trabalho;
- Menor cansaço físico pela busca e movimentação desnecessárias;
- Economia de tempo; e
- Redução de acidentes.
Seiso (Senso de Limpeza)
O terceiro S significa Seiso. A ideia é conscientizar que a limpeza é responsabilidade de todos e que manter o ambiente limpo melhora o ambiente de trabalho.
Em complemento, aqui também tratamos a aparência pessoal. Não focado em padrões de beleza, mas sim na apresentação adequada no local de trabalho, presando o uso de vestimentas de acordo com a função que exerce e limpeza.
A implantação do seiso traz uma série de benefícios, são eles:
- Melhoria do ambiente de trabalho;
- Proteção da saúde e bem-estar;
- Maior segurança e controle sobre equipamentos, máquinas, instrumentos e ferramentas;
- Eliminação do desperdício; e
- Melhora na imagem passada.
Seiketsu (Senso de Padronização e Saúde)
O quarto S é o Seiketsu. Aqui será feita padronização dos sensos anteriores. Desta forma, a ideia de organização e limpeza fará parte do cotidiano da empresa. Para que a metodologia 5S atinja seus objetivos é necessário que todos na empresa compartilhem sua visão e sigam seus ensinamentos.
Além disso, também será monitorado a saúde e bem-estar dos trabalhadores. Sendo assim, há necessidade de adotar a realização de exames de saúde periódicos e avaliação conforto nas instalações de trabalho.
A implantação do seiketsu traz uma série de benefícios, são eles:
- Melhoria da saúde dos funcionários;
- Eleva o nível de satisfação no trabalho;
- Facilita a interação entre os funcionários;
- Aumento da produtividade; e
- Diminuição de faltas no trabalho.
Shitsuke (Senso de Disciplina e Autodisciplina)
O quinto e último S é o Shitsuke. O último S traz um ponto fundamental para o sucesso da utilização da metodologia 5S que é a autodisciplina. Este fator demonstra a efetividade da conscientização realizada nas etapas anteriores.
A implantação do shitsuke traz uma série de benefícios, são eles:
- Elimina a necessidade de controle autoritário;
- Facilita a execução de tarefas;
- Auxilia na implantação de outros programas de Qualidade, mais específicos ou abrangentes; e
- Autodesenvolvimento pessoal e profissional.
2. Quais os benefícios a metodologia 5S traz ao ambiente de trabalho?
Além dos benefícios apresentados em cada senso da metodologia 5S, é possível se identificar benefícios gerais para toda a organização, os quais serão apresentados abaixo.
Otimização do tempo: A organização e limpeza do ambiente de trabalho permite que os colaboradores executem suas tarefas com maior agilidade, logo haverá uma redução no tempo de execução das atividades e, consequentemente, um aumento na produtividade;
Padronização dos processos e produção: a metodologia estabelece processos para demandas cotidianas, facilitando a rotina dos colaboradores.
Redução de desperdícios: Com a análise dos materiais que são necessários para a execução das tarefas, se reduz a quantidade de materiais utilizados no processo produtivo.
Facilidade na identificação de erros e gestão de riscos: ter processos bem definidos, facilita a visualização e o acompanhamento por parte dos gestores. Ademais, os riscos diminuem bastante quando todos os colaboradores sabem exatamente o que devem fazer para concluir suas tarefas.
Maior organização do espaço físico: a organização e limpeza proporcionadas pela aplicação da metodologia 5S permite que o espaço físico seja mais bem utilizado. Isso favorece a organização e a produtividade.
Melhora da qualidade do serviço: Os benefícios gerados pela aplicação dos 5S cria um ambiente adequado para a realização do trabalho, observando a qualidade de vida dos funcionários. Esse cenário é perfeito para o aumento da qualidade dos serviços prestados.
3. Como implantar a Metodologia 5S?
Por mais que a metodologia 5S seja simples, a sua implementação na organização necessita de um planejamento adequado.
Qualquer novo processo ou método de trabalho incluído no dia a dia dos trabalhadores deve ser implantado com a supervisão adequada, para isso devemos dividir nosso processo de implantação em 04 etapas, são elas:
Primeira etapa – Planejamento
O planejamento será marcado por 03 tarefas: Formação de equipe de implantação, diagnóstico da empresa e definição do planejamento de implantação da metodologia.
A equipe de implantação será formada por funcionários da organização com a capacitação necessária sobre a metodologia 5S e que tenham capacidade de gestão suficiente para efetuar o diagnóstico da empresa e orientar os grupos de empregados.
O diagnóstico da empresa deverá formar um retrato dos processos e ambiente de trabalho da empresa que permita a equipe de implantação trace a estratégia de implantação.
O planejamento de implantação deve contemplar as etapas de implantação e todas as tarefas necessárias para a correta utilização dos 5S.
Segunda etapa – Execução
A implementação da Metodologia 5S seguirá a ordem dos sensos em cada unidade organizacional, conforme planejamento de implantação.
A etapa de execução também será marcada pela divulgação da metodologia dentro da organização, que será a principal ferramenta para a engajar os funcionários na implantação e conscientizá-los.
Terceira etapa – Controle
A etapa de controle é crucial para o sucesso da implantação. Será aqui que identificaremos os desvios de implantação e definiremos ajustes para que a implantação ocorra com de forma correta.
Também deverá ser desenvolvido estudos comparativos entre as áreas da empresa. Este servirá para verificar o engajamento dos funcionários e o uso da metodologia 5S. A identificação de áreas com melhor resultado pode demonstrar a necessidade de alterar o processo de implantação para melhorar o processo.
Quarta etapa – Melhoria do processo
A última etapa é a identificação de melhorias. Estas poderão ser referente à utilização da metodologia 5S na organização, como também a identificação de melhorias nos processos fruto da implantação do 5S.
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