Quando falamos em Kanban, a primeira coisa que lembramos é a utilização de quadros com cartões para o controle de estoque, porém, durante as últimas décadas, o método Kanban tem ganhado popularidade e novos adeptos.
Neste artigo, apresentaremos as principais informações para você que quer entender o que é o método Kanban e saber se ele pode ser utilizado em sua organização.
O que é o método de Kanban
O método Kanban nasceu na década de 1960 no Japão e sua principal funcionalidade era controlar estoques de matéria prima, direcionados para a produção, e de produtos acabados. Por meio de seus cartões era possível saber exatamente o momento de se repor os materiais com base no seu consumo, o que aumenta a agilidade da produção e reduz os custos de produção.
Naquela época o método era organizado por meio cartões que registravam a entrada e saída de material, o que permitia o controle preciso dos itens que deviam ser repostos para que a produção não fosse interrompida.
Com o passar do tempo, o método Kanban foi adaptado para outras utilizações, aproveitando a ideia do controle de processos de produção. Os cartões que anteriormente registravam a entrada e saída de matérias, agora eram utilizados para gerenciar de fluxo de trabalho das equipes com o auxílio de quadros que apresentam as etapas em que cada tarefa se encontra.
Essa evolução foi inicialmente proposta por David J. Anderson quando adaptou a utilização do método Kanban para o desenvolvimento de softwares.
Nesse sentido podemos dizer que o método Kanban é uma ferramenta de gestão que permiti o acompanhamento dos serviços executados dentro de uma organização, por meio do monitoramento das tarefas executas, como também o utilizado para sua execução.
Qual o objetivo do método Kanban
A utilização do método Kanban para o gerenciamento de atividades executadas dentro das empresas mantem o foco original na produtividade e organização. A diferença é que, ao invés de repormos o estoque de produtos utilizados, controlamos as entregas de cada colaborador e estimulando sua produção contínua.
Nesse sentido, o objetivo do método Kanban é proporcionar um trabalho direcionado e organizado, visando a transparência e a produtividade.
Quais são os princípios do método Kanban
Para que o objetivo do método Kanban seja alcançado, devemos conhecer os princípios que balizam sua utilização nas organizações, os quais estão divididos em dois grandes grupos: Princípios da gestão de mudança e Princípios da Entrega de Serviço.
Princípios da gestão de mudança
Para entender este grupo de princípios, é importante lembrar que o método também prega a melhoria contínua, uma vez que adota uma abordagem evolucionária de mudança. Esta evolução está embasada em utilizar as melhores práticas que já existem na empresa e disseminá-las por toda a organização.
Desta forma a gestão de mudanças é essencial para que as pessoas da organização estejam preparadas para adaptarem a forma de conduzir suas atividades sempre que necessário. Alinhado com essa ideia, temos três princípios:
- Comece com o que você faz hoje;
- Buscar a melhoria por meio da mudança evolucionária; e
- Encorajar atos de liderança em todos os níveis
Princípios da Entrega de Serviço
Para entender o segundo grupo de princípios, devemos entender que a organização é uma rede de serviços interligada. Desta forma cada processo tem suas entradas de insumos e entregas de produtos, que podem chegar diretamente para o consumidor final ou ser entrega para outra área da empresa para preparação de um próximo passo.
Isso significa que área da empresa lidará com seus processos pensando na entrega do melhor produto para os seus clientes, sendo eles internos (outra área da empresa) ou externos (Cliente final). Para que alcançar esta visão, deve-se ter em mente 03 princípios que orientam a entrega de serviços.
- Compreender e atender as necessidades e expectativas dos seus clientes;
- Gerenciar o trabalho executado, deixando as pessoas se organizarem torno dele; e
- Acompanhar constantemente toda a rede de serviços da organização com foco na melhoria dos processos.
As práticas gerais do método Kanban
Por mais que a aplicação do método Kanban possa variar, é possível listar algumas práticas que vão orientar o processo em qualquer organização que o método Kanban seja utilizado.
Primeira prática – Visualizar
Esta prática simboliza a importância da padronização das atividades e do conhecimento do processo por todos os envolvidos, além da necessidade da transparência na execução das atividades. Por isso destaca-se a utilização de quadros de acompanhamentos.
Para que esta prática seja utilizada corretamente, é fundamental que os empregados conheçam os processos executados e estejam cientes que a participação de cada um no processo é importante, pois, é esse engajamento das pessoas que proporcionará a melhoria dos processos.
Neste sentido a prática de visualizar engloba: a necessidade de ter um processo estruturado, a transparência na execução dos processos e a participação de todos os envolvidos para a melhoria do processo executado.
Segunda prática – Limite do trabalho em processo
A prática do limite de trabalho está diretamente ligada a capacidade de produção das equipes. Ela destaca que os colaboradores tendem a reduzir sua produtividade quando estão sobrecarregados. Assim, o ideal é manter o quantitativo de atividades em desenvolvimento alinhada com a capacidade produtiva da equipe para atingirmos o nível máximo de produção.
Terceira prática – Gerenciamento de fluxo
Para que a quantidade de atividades desenvolvidas pelas equipes esteja adequada a sua capacidade produtiva, é necessário a adoção do gerenciamento de fluxo de tarefas.
Esse gerenciamento é realizado compatibilizando o quantitativo de tarefas que precisam ser realizadas na empresa com a capacidade produtiva de equipe.
Esse gerenciamento de fluxo que montará nosso quadro Kanban.
Quarta prática – Políticas explícitas
As políticas explícitas se referem a clareza nas orientações no ambiente de trabalho.
Para atingirmos esta clareza necessitamos definir políticas como: os limites dos trabalhos em processamento, classificação dos serviços, horários de reuniões, etc.
É importante entender que as políticas tratam-se de aspectos orientativos aplicáveis a toda organização, logo elas devem ser simples e bem definidas para que possam ser adotadas em todos os departamentos.
Quinta prática – Ciclos de feedback
A ideia dos ciclos de feedback é monitorar a execução das atividades para que elas se desviem o mínimo possível do planejado. Para a sua execução utilizamos os quadros Kanban, a definição de métricas de avaliação (indicadores) e a realização de reuniões de alinhamento.
Executando o controle das atividades que são desenvolvidas com a ajuda destas ferramentas é simples identificar os desvios e corrigi-los para evitar a interferências nas outras atividades subsequentes.
Sexta prática – Melhoria contínua
O método Kanban objetiva a melhora contínua dos processos organizacionais, logo sempre estaremos à procura de pontos que podem ser aprimorados nos processos.
Para que isso ocorra é essencial o acompanhamento da métricas de avaliação definidas para os ciclos de feedback, pois são elas que apresentarão as informações para análise e apontarão as possibilidades de melhoria.
Quais os benefícios de usar o Kanban?
A implantação do método Kanban pode trazer diversos benefícios para as organizações, podendo destacar os seguintes:
- Otimizar a produtividade – O aumento do controle no processo produtivo permite a melhor utilização dos recursos na empresa, e, consequentemente, traz uma melhoria na produtividade.
- Priorizar tarefas importantes – o acompanhamento constante do fluxo de trabalho permite elencar as tarefas pelo seu nível de relevância, facilitando a identificação de necessidade de priorização.
- Reduzir custos – a melhor utilização dos recursos da empresa possibilita a redução dos custos da atividade.
- Incentivar a comunicação entre a equipe – o método Kanban valoriza a comunicação (troca de ideias) e o feedback, criando um ecossistema centralizado na produção.
- Melhorar o fluxo de demandas – o foco na capacidade de trabalho da equipe permite a melhor organização das demandas.
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